Анализ и оптимизация бизнес процессов

Содержание

Методика оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации)

Анализ и оптимизация бизнес процессов

Многие банки и финансовые организации России уже описали свои бизнес-процессы, разработали детальные графические модели и регламенты. Дальше идёт задача актуализации и оптимизации бизнес-процессов. Принцип «постоянное улучшение (continual improvement)» является одним из главных принципов менеджмента качества и закреплён в международных стандартах ISO 9000.

В банковской отрасли появляются различные инновации, технологии, меняются требования клиентов и рыночная среда. С каждым днём всё больше растёт потребность в эффективных методиках и инструментах организационного развития, бизнес-инжиниринга и управления.

Рассмотрим методику оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации), которая была разработана автором на основе опыта реализации консалтинговых проектов и «Комплексной типовой бизнес-модели банка (финансовой организации)» [1]. Методика состоит из 6 последовательных этапов (см. Рис. 1), детально описанных далее.

Рис. 1. Методика оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации)

Для анализа и оптимизации бизнес-процесса необходимо создание рабочей группы в следующем минимальном составе:

  • Бизнес-аналитик (технолог), выполняющий работы в системе бизнес-моделирования (например, Business Studio или Microsoft Visio);
  • Владелец бизнес-процесса (руководитель);
  • Эксперт, имеющий большой опыт работы в бизнес-процессе;
  • Представители других подразделений банка (например, департамент информационных технологий, служба;
  • Персонала, департамент развития продуктов и т. д.), в зависимости от выбранного направления оптимизации.

Этап 1. Выявление проблем и проблемных показателей KPI в. бизнес-процессе

В самом начале главное — это локализовать проблему (или проблемные показатели KPI) в бизнес-процессе. Иногда встречается ситуация, когда руководитель (владелец бизнес-процесса) ставит бизнес-аналитику (или методологу) задачу оптимизировать бизнес-процесс, но не может детально её сформулировать. Т. е. необходимо чётко определить, что именно в бизнес-процессе вызывает неудовлетворение. Рекомендуется использовать 4 группы типовых показателей KPI бизнес-процесса.

  • Время (длительность и своевременность) выполнения бизнес-процесса. Например, очень длительное время открытия расчётного счёта клиенту;
  • Стоимость бизнес-процесса (издержки). Например, очень большие издержки при организации логистики и хранения кредитной документации;
  • Качество: степень удовлетворенности клиента, количество претензий к бизнес-процессу, ошибки, дефекты, сбои в бизнес-процессе. Например, большое количество дооформлений документов, ошибки при начислении комиссий и т. д.;
  • Результативность и эффективность. Например, количество выданных кредитов, доля кредитов различных категорий качества в кредитном портфеле. Под результативностью обычно понимают объём выхода (продукта) бизнес-процесса, а под эффективностью — различные соотношения (например, объём выхода к затраченным ресурсам).

«Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации)» [1] содержит более 500 типовых показателей KPI банковских бизнес-процессов (см. Рис. 2).

Рис. 2. Пример показателей KPI бизнес-процесса «Зарплатные проекты» (фрагмент)

Этап 2. Сбор значений показателей KPI («как есть», до оптимизации)

После локализации проблемы в бизнес-процессе и выбора проблемных показателей KPI необходимо точно их измерить, получить значения «как есть» в текущий момент времени (т. е. до оптимизации). Значения могут быть получены (рассчитаны) вручную, либо автоматизированно (например, с помощью автоматизированной банковской системы — АБС).

Анализ значений показателей KPI и сравнение с ведущими по отрасли позволяет судить об оптимальности бизнес-процесса.

Этап 3. Анализ причин проблем и выбор методов оптимизации бизнес-процесса

Для анализа причин проблем в бизнес-процессе применяется метод «Cause and Effect Diagram» (диаграмма причин-следствий, или диаграмма Исикавы, или диаграмма мозгового штурма). Рабочая группа на основе собственного экспертного опыта, различных материалов и документов разрабатывает 2 модели: карта причин (см. Рис. 3) и карта решений (см. Рис. 4).

Они удобны для систематизации, наглядного отображения и коллективного обсуждения причин (решений) по бизнес-процессу. Следует отметить, что это не просто поверхностные модели. Внутри каждого изображённого на модели прямоугольника (причины или решения) находится большой набор атрибутов (детальные планы действий, комментарии, список ответственных и т. п.).

Для разработки этих и других бизнес-моделей предназначены специальные системы бизнес-моделирования (например, Business Studio и Microsoft Visio).

В зависимости от выявленных проблем (проблемных показателей KPI) применяются соответствующие методы оптимизации бизнес-процесса, которые приведены в «Этапе 4» данной методики. При этом один метод может воздействовать как на один, так и на несколько проблемных показателей KPI бизнес-процесса.

Рис. 3. Карта причин (формат Cause and Effect Diagram)

Рис. 4. Карта решений (формат Cause and Effect Diagram)

Этап 4. Реализация методов оптимизации

Приведём список самых распространённых методов анализа и оптимизации бизнес-процессов. Подробное их описание и практические примеры реализации рассмотрены в книгах [2] и [3].

  • SWOT-анализ (анализ слабых и сильных сторон бизнес-процесса);
  • Метод анализа причин-следствий (диаграмма Исикавы — Cause and Effect Diagram);
  • Бенчмаркинг;
  • Краудсорсинг;
  • Анализ и оптимизация бизнес-логики процесса;
  • Метод функционально-стоимостного анализа (ФСА-анализ);
  • Метод имитационного (динамического) моделирования;
  • Расчёт и анализ трудоёмкости и длительности бизнес-процесса, расчёт оптимальной численности персонала в бизнес-процессе;
  • Использование стандартов качества и менеджмента (национальных и международных) при оптимизации бизнес-процессов;
  • Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей KPI, статистические методы;
  • Расчёт и изменение фрагментарности бизнес-процесса;
  • Анализ и оптимизация матрицы распределения ответственности в бизнес-процессах;
  • Анализ и минимизация операционных рисков бизнес-процесса;
  • Анализ уровня автоматизации бизнес-процесса и оптимизация системной архитектуры банка;
  • Lean, Six sigma.

В оптимизации бизнес-процесса выделим 4 этапа (см. Рис. 5)

  1. Бизнес-процесс необходимо описать графически в формате «как есть» — версия 1.0;
  2. Затем проводятся аналитические работы с помощью выбранных методов;
  3. Разрабатываются модели в формате «как надо» — версия 2.0, перестраиваются параметры, ресурсы, инфраструктура, документооборот бизнес-процесса;
  4. Разрабатывается план внедрения оптимизированного бизнес-процесса, переход к состоянию «как надо».

Пример оптимизации бизнес-процесса «Зарплатные проекты» (от версии 1.0 к версии 2.0) показан в Табл. 1.

Рис. 5. Оптимизация бизнес-процессов и бизнес-модели банка в целом

Табл. 1. Пример оптимизации бизнес-процесса «Зарплатные проекты» (фрагмент)

Хотелось бы обратить внимание ещё на один важный момент. Как мы уже сказали, есть большое количество различных методов оптимизации бизнес-процессов. Некоторые банки выбирают определённый метод и ожидают, что он решит основные проблемы в бизнес-процессах. Практика показывает, что локальное внедрение методов оптимизации не всегда является успешным. Многие методы часто имеют успех только на начальном этапе внедрения, но потом утрачивают свою эффективность и забываются.

Причина — это их не системность и разрозненность, отсутствие комплексного описания и оптимизации работы банка. Основной способ преодоления данной проблемы — это внедрение в банке процессного подхода к управлению, т. е. построение системы бизнес-процессов как основы-фундамента для реализации других методов и технологий управления и оптимизации.

Процессный подход уже зарекомендовал себя в течение многих лет и служит основой для большинства известных методов оптимизации и повышения качества. [2]

Этап 5. Внедрение оптимизированного бизнес-процесса на практику

Не достаточно только оптимизировать бизнес-процесс и разработать новые модели. Важно внедрить эти изменения на практике. Это часто вызывает различные трудности, например, сопротивление персонала. Для внедрения изменений рекомендуется использовать следующие подходы.

  • Мягкие подходы: лидерство руководства, обучение персонала, индивидуальные консультации, нефинансовая мотивация (грамоты, доска почёта), демонстрация примеров успешных банков, внутренний PR проекта (видео-фильмы, пресс-релизы и публикации в корпоративном журнале или веб-портале, плакаты и т. п.);
  • Жёсткие подходы: приказы, тестирование сотрудников, кадровые решения, финансовая мотивация.
Читайте также  Переработка резины как бизнес?

Один из главных факторов успеха — это активная поддержка оптимизации бизнес-процессов со стороны высшего руководства и собственников (акционеров) банка.

Этап 6. Сбор значений показателей KPI бизнес-процесса, сравнение значений «до и после оптимизации»

Чтобы убедиться, что бизнес-процесс действительно улучшился, необходимо собрать значения показателей KPI в. течение нескольких периодов после оптимизации (внедрения). Затем сравнить их со значениями, которые были зафиксированы в самом начале (до оптимизации).

По средней статистике, если оптимизация была выполнена качественно и результаты успешно внедрены на практике, то значения показателей KPI улучшаются в 1,5 и более раз. Т. е. уменьшается время выполнения бизнес-процесса, снижаются издержки, увеличивается объём продаж (количество выданных кредитов, открытых счетов и т. д.

), снижается количество претензий клиентов, ошибок в бизнес-процессах и т. д.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели единую методику оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации). В первую очередь рекомендуется оптимизировать наиболее приоритетные бизнес-процессы банка, у которых высокая важность и проблемность, и от которых банк получает максимальный доход.

Инвестиции в описание и оптимизацию бизнес-процессов имеют большое значение для долгосрочного и стабильного развития банка, получения конкурентных преимуществ. По данным на ноябрь 2016 года более 90 российских банков занимаются описанием и оптимизацией бизнес-процессов на профессиональном уровне и постоянной систематической основе.

При реализации предложенной методики автор рекомендует использовать современные системы бизнес-моделирования (например, Business Studio и Microsoft Visio), а также «Комплексную типовую бизнес-модель банка (финансовой организации)» [1]. Это позволит сэкономить время и ресурсы, избежать ошибок, внедрить в работу успешные практики и передовой опыт.

Источники информации

[1] Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации). Электронный ресурс
[2] Р. А. Исаев. Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации. — М.: Инфра-М, 2017
[3] Р. А. Исаев. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание, в 2-х томах). — М.: Инфра-М, 2015

по материалам:
http://cfin.ru/itm/bpr/continual_improvement.shtml

Источник: https://www.businessstudio.ru/articles/article/metodika_optimizatsii_biznes_protsessov_banka_fina/

Оптимизация бизнес-процессов

Компания CITY Consulting Group проводит оптимизацию бизнес-процессов для предприятий любой сферы деятельности. Чтобы компания работала надежно и слаженно, необходимо выработать четкую последовательность каждого процесса в производственной и управленческой цепочке и ответственно контролировать выполнение всех этапов в этой цепочке. Без специальных глубоких и фундаментальных знаний сделать это чрезвычайно сложно. Доверившись нашим специалистам, Вы получите объективную картину, отражающую как происходят бизнес-операции сегодня, какие существуют взаимосвязи и проблемные участки.

Мы разработаем рекомендации, выполнение которых приведет к достижению необходимых показателей самым эффективным способом. Оптимизация бизнес-процессов позволит устранить существующие недостатки и отладить работу каждого участка и подразделения предприятия.

Факторы, свидетельствующие о необходимости оптимизации

Как правило, такая оптимизация бизнес процессов требуется, когда у компании есть целый ряд незначительных негативных симптомов, диагностировать причины которых достаточно сложно. Такие симптомы могут возникнуть из-за постепенного накапливания изменений в организации или в окружающей бизнес-среде, а могут стать следствием кардинальных управленческих решений (расширение или сокращение направлений деятельности, например).

Оптимизация бизнес-процессов необходима, если:

  • У компании наблюдается стремительный рост, а управленческая структура не успевает реагировать на изменения.
  • Отсутствует прозрачность в вопросах ответственности и полномочий.
  • Пересекаются функции у различных подразделений.
  • Возникла идея информационной модернизации предприятия, и требуется коррекция бизнес-процессов в новых условиях.
  • Бизнес-процессы не стандартизированы должным образом.
  • Существуют проблемы привлечения инвесторов из-за нечеткой и непрозрачной структуры бизнес-процессов.
  • У руководства или собственников компании появилось желание сделать управление (капиталом, человеческими ресурсами, проектами) более эффективным, опираясь на опыт ведущих успешных компаний.

Консалтинговая компания CITY Consulting Group, опираясь на богатый практический опыт, разработает критерии оценки конкретных бизнес-процессов на Вашем предприятии, опишет и проанализирует существующие бизнес-процессы, разберется в существующих проблемах, выявит факторы, снижающие эффективную работу, и предложит варианты их устранения.

Оптимизация бизнес-процессов: методика и результаты

Будет ошибкой поддаться искушению осуществить анализ бизнес-процессов собственными силами. Качественное управление бизнес-процессами требует знаний методик и четкого понимания объективной ситуации, направления и задач оптимизации.

Анализ независимых квалифицированных экспертов способен дать объективную и всестороннюю оценку существующему положению вещей и выявить проблемные зоны в структуре, управлении, координировании, мотивации и т.д.

Опытные консультанты компании CITY Consulting Group используют в своей работе современные методики разработки критериев, анализа бизнес-процессов. Мы осуществляем свою работу в строгой последовательности, а именно:

  • Описание существующих бизнес-процессов (модельно).
  • Оценка эффективности существующих бизнес-процессов, выявление явных недостатков.
  • Оценка оптимальности каждого бизнес-процесса (отдельно и в комплексной взаимосвязи).
  • Разработка рекомендаций по их оптимизации.
  • Оценка рисков и опасностей от предложенных моделей оптимизации (ухудшение на других участках процесса, сопротивление персонала и т.д.).

Результат работы специалистов компании CITY Consulting Group позволит:

  • Достичь качественного конечного результата бизнес-процесса.
  • Добиться качества промежуточных результатов каждой процедуры.
  • Сформировать компактную и согласованную модель бизнес-процесса.
  • Обеспечить содержательность действий каждого исполнителя в процессе.
  • Эффективно управлять бизнес-процессами.

Конечно, достижение позитивного эффекта сразу по всем направлениям невозможно в сжатые сроки. Изменения в деловых процессах компании – долгосрочная программа, и чем последовательнее соблюдаются рекомендации наших консультантов, тем выше результат и ближе успех.

Ценность оптимизации бизнес-процессов станет наглядной и ощутимой в комплексе с разработкой стратегии, бюджетированием, управленческим учетом и другими инструментами. Компания CITY Consulting Group предлагает сопровождение любых консалтинговых задач.

Подробная информация

Написать сообщение в CITY

Источник: http://citycg.ru/services/business-process/optimizaciya-biznes-processov/

����������� ������-���������

����������� ������-��������� (Business Process Optimization) — ���������������� ���������� � ���������� ����������� �� ����������������� (�������������) ������-��������� ��������.

������������ �� ������������ ��������� ��������� �������������� ���� �� ����������������� (�������������). ��������, ���������� ���� �����, �������� ������� ����������� ������, ���������� ������������ ������� � ��.

������:

�������� � ���������� ���������� ������ � ������ ��� ������. �� ������ ������������ �������� ��������� �� ����� � �������� ���� �������������� ��������� ����:

  • �������� ������ �� 25 ���� � ������� �� �������.
  • ������������ � �������� �������� �� ������ ������� � ������� 5 ���� � ������� ������ � ��������.
  • ����������� ������������ ��������� � ���������� 1300 ����.

����������� �������� ������� ����������� �� ������������ � ��������� ��������� �, ��� ��������� ������������ ������������, ���������� ��������������� ����. ��� ���������� ��������������� ����������� ���� ���������� �� ������ �������� ������� �������� ������� ����������� ������, �� � ������ ��������� � ���������� ���������, ����������� ������ �� ������� �������, �������� ������� ���������� � ������������ ������ �� �����. 

���������� �����
1. ���� ������������ ��������� 2. ���� ������������   ��������� 3. ���� ����������� ����� 4. ������ ����
1.1 ��������� ����� ������������ � ����� �� 15% 2.1.��������� ��������� ���������� ������� 3.1 �������� �������������� �������������� � ������ � ��������� 4.1. �������� ��������� ������ �� ������� �������
1.2 ������� ���������������� ������� ������� �� 10% 2.2 ������� ������� �� ������ ������� �� 15% 3.2 �������� �������� �� ��������� ��� �������������� 4.2. ������������� ����������� �� ���������������� �����������
1.3 ������� ������� �� ������ �� 20% 2.3 ���������� �������������� ��������� ���������� ������� ���������� 3.3 �������� ������������� ������� �������������� ������� 4.3 …
1.4 ��������� ����� ����������� ������ �� 30% 2.4… 3.4… 4.4 …
Читайте также  Бизнес на молоке выгодно ли?

����� 1. ������ ���������� ����� ��� ����������� ��������� � �������������� �����������. 

����������� ������������ �� ���������� ������������ ����� � �������� �����������, ����������� ������������ ��������. � ��� ����� ����������: ������� ���������� ���������� ����������, ���������� ������� ������, ������� ������� ����� ������� ����������, �������, �������������� ��������, ������������ ������� �������, ������ � �������� ����������, ������ ����������, ������ � ������������ � ��.

��� ���������� ����������� �� ����������� ������� ��������� ��������� �������: �������������, �������������, ���������, ����������������, ������������.

���������� — ��� ���������� ������ ��������, ��������������� �������������, ������������������ �������, ��������������� ��������������.

������������� — ������ �������, ������� �������� ���������, ������ ������� �������, ����������� ������� ��������, ��������, ������� ���� �������� ���������.

��������� — �������� ����� ����������� ������, ������ ���� ���������������� �������, ������ ���� ������� �����������,�������� ����������������� �������.

���������������� — ����������� ������������ ����������� ������� ����, ����������� ������������ ������� ������, ����������� ������������ ����, ����������� ��������� ������� ������������ ������� ������.

������������ — ����� ������ � ����������� � ���������, ����������� ����������� ������������, ��������� ������������, ������ ������� ����� ��� ���������.

������ ����������� ������-���������

������ ����������� ������-��������� ����� ���� ����������, � ����������� �� ������� ������������ �������. ����� 2. ���������� ��������� ������� �� �� ���������.

����� 2. ������ ����������� ������-���������.

����� ��������� ���������� ���������� ������� ��������, ���������� ������ �����, ���������� ������������ �����, ���������� �������� ��������.

�������� ������������ ���������� ��������� � ����������� ������, �������� ������������� ��������� ��������, ����������� ������, ���������� �����

����������������� — ���������, ����������, ������, ��������, �������������, �����.

��������� — ����� ������������� ������, ���������� � ����������������� �������, �������, ���������������� �������.

�������� — ������������ ����������, ���������, ������� �������������� ��������, �������������.

�������� — ����������� ���������, ����������, ������ ������, ������������, ������� �������, ����� ������/������, ������� ���������.

������������ �������������� ��������������� ������, ������� ������, ����������.

�������� � �������� — ����������� ��������, �������������.

������ �������:

Источник: http://www.up-pro.ru/encyclopedia/optimizacija-biznes-processov.html

Оптимизация бизнес-процессов компании

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Система оптимизации бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

  • Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
  • Снижение себестоимости изделия или услуги;
  • Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
  • Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
  • Высвобождение ресурсов для развития компании;
  • Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

  • На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
  • Отсутствует контроль ключевых операций;
  • Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
  • Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
  • Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
  • Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях.

Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.
Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты.

Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Читайте также  Переработка пластиковых бутылок как бизнес?

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

  • Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
  • Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
  • Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
  • Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
  • Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
  • Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
  • Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

  1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
  2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
  3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.
После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

  1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
  2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
  3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
  4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
  5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

  • Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
  • Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
  • Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
  • Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
  • Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
  • Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
  • Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Источник: материалы сайта wiseadvice-it.ru

Источник: https://blog.iteam.ru/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii/