Дополнительные обязанности работника как оформить?

Как оформить выполнение сотрудником дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности работника как оформить?

Сейчас, когда компании экономят на персонале, многие функции, под которые до кризиса брали нового сотрудника, распределяют между старыми. Как оформить выполнение сотрудником дополнительных обязанностей. В Трудовом кодексе есть два схожих способа возложить на работника дополнительные обязанности: внутреннее совместительство и совмещение профессий (должностей). Разберемся, какой вариант больше подходит в вашей ситуации (см. также таблицу).

Чем совмещение отличается от внутреннего совместительства

Как оформить выполнение сотрудником дополнительных обязанностей. И совмещение профессий (должностей), и внутреннее совместительство означает, что у сотрудника помимо основной есть в компании какая-либо дополнительная работа. Причем дополнительная работа необязательно должна быть связана с основной должностью (к примеру, не возбраняется сочетать работу оператора на телефоне и, например, курьера).

Отличие между совмещением и совместительством тонкое, но принципиальное для документооборота.

Совмещение означает, что у сотрудника помимо основной работы в компании есть дополнительные обязанности (ст. 60.2 Трудового кодекса РФ). Но считается, что при совмещении обе работы – как основную, так и дополнительную – он выполняет в рабочее время.

А вот внутреннее совместительство предполагает, что сотрудник, закончив основную работу, приступает к дополнительной. Таким образом, работу по совместительству он выполняет в свободное от основной работы время (ст. 282 Трудового кодекса РФ). При этом он занимает на полставки соответствующую вакансию.

Понятно, что как происходит на самом деле – в какое время сотрудник занимается основной работой, а в какое дополнительной, чаще всего никак не отслеживается, да это и невозможно. Поэтому, как правило, можно оформить как внутреннее совместительство, так и совмещение – на выбор.

Исключение составляют ситуации, когда очевидно, что правильнее применить тот или иной вариант. К примеру, на курьера возлагают обязанности оператора на телефоне конкретно в вечерние часы. Понятно, что правильнее в этом случае оформить внутреннее совместительство.

Но если не уточнять, в какие именно часы курьер работает еще и оператором на телефоне, можно оформить как совместительство, так и совмещение.

Между тем совмещение оформить проще: документов будет не так много, как при совместительстве, и бухгалтеру удастся избежать конфликтов с проверяющими, которые часто придираются к расчету пособий на совместителей.

Местные отделения ФСС России нередко отказывают в возмещении пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до полутора лет, выплаченных совместителям. Самая распространенная причина претензий – зарплата, исходя из которой были исчислены пособия, «слишком большая» для совместителя (больше половины основного оклада).

Право на возмещение денег в таких случаях компаниям приходится отстаивать в суде. Пример – определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № 528/09.

Кроме того, если у компании больше нет необходимости в том, чтобы сотрудник за отдельную плату выполнял дополнительные функции, расторгнуть с ним договоренность гораздо проще при совмещении, чем при совместительстве.

Совмещение требует меньше документов, чем совместительство

Если работник будет совмещать обязанности, оформлять второй трудовой договор, как при совместительстве, не нужно. Достаточно заключить с сотрудником дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (см. образец дополнительного соглашения на совмещение к трудовому договору).

В соглашении обязательно нужно прописать следующие условия (ст. 60.

2 и 151 Трудового кодекса РФ): – дополнительные обязанности и период времени, в течение которого их следует выполнять; – размер доплаты за работу;

Читайте также  ИП нанимает работников что надо сделать?

– сделать запись о том, что работник согласен совмещать две или больше профессии (должности).

Обратите внимание: при совмещении не важно, сколько часов понадобится сотруднику, чтобы выполнить дополнительную работу. А вот работа по совместительству не может занимать более четырех часов в день (50% от месячной нормы). При совмещении таких ограничений нет. А значит, и сумма доплаты может быть любой – необязательно половина основного оклада.

Упрощает работу и тот факт, что время, которое сотрудник потратил на дополнительные обязанности, не нужно отражать в табеле учета рабочего времени.

Снять дополнительные обязанности также проще при совмещении, чем при совместительстве

Как оформить выполнение сотрудником дополнительных обязанностей. При совмещении предполагается, что сотрудник выполняет дополнительную работу временно. Организация вправе в любой момент прекратить привлекать сотрудника к дополнительной работе, предупредив об этом не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 Трудового кодекса РФ). Чтобы прекратить привлекать сотрудника к дополнительной работе, достаточно оформить приказ директора (см. образец приказа).

Чтобы расторгнуть трудовой договор на совместительство, надо руководствоваться другими правилами. Если руководство решило принять на работу нового сотрудника, то об этом надо предупредить внутреннего совместителя не менее чем за две недели (ст. 288 Трудового кодекса РФ).

Его согласие в такой ситуации не нужно. Но если необходимости в совместителе нет по другим причинам (например, из-за сокращения объемов работы), то действуют общие правила. То есть расторгнуть договор по совместительству получится лишь по причинам, перечисленным в статье 77 Трудового кодекса РФ.

Например, по соглашению сторон.

Как учесть доплату за совмещение при расчете среднего заработка

Доплаты за совмещение увеличивают средний заработок, исходя из которого оплачивают отпускные, пособия, а также время пребывания в командировке. Но здесь есть важные тонкости.

Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск

Отпускные и компенсация за неиспользованные отпуска исчисляются исходя из среднего заработка за расчетный период. Если сотрудник получал в расчетном периоде доплату за совмещение, ее сумму необходимо учесть при расчете среднего заработка.

При увольнении сотруднику надо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ). Работнику, который в компании совмещал несколько должностей (профессий), полагается только одна общая компенсация. Ведь работа на условиях совмещения выполняется одновременно с основными обязанностями. А значит, исчислять отдельно сумму компенсации по дополнительной работе не нужно.

Сотрудник ООО «Пирамида» Михайлов И.В. написал заявление об увольнении с 8 октября 2009 года. Ему положена компенсация за 11,67 дня неиспользованного отпуска. Для компенсации расчетным является период с 1 октября 2008 года по 30 сентября 2009 года. Предположим, расчетный период отработан полностью. Ежемесячный оклад Михайлова за последние 12 месяцев составил 10 000 руб. С 1 августа по 30 сентября 2009 года (два месяца) работник еще получал доплату за совмещение профессий в размере 50 процентов от оклада – 5000 руб.

Таким образом, заработная плата за расчетный период составила 130 000 руб. (10 000 руб. х 12 мес. + 5000 руб. х 2 мес.).

Среднедневной заработок бухгалтер ООО «Пирамида» рассчитал так:

130 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. = 368,48 руб.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении составила:

368,48 руб. х 11,67 дн. = 4300,16 руб.

Средний заработок во время командировки

Во время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

По мнению сотрудников Минздравсоцразвития России, доплату за совмещение следует учитывать независимо от того, с какой работой – основной или дополнительной – связана командировка (см. ниже).

– Если в расчетном периоде сотрудник получал доплаты за совмещение, их следует учесть при расчете среднего заработка, сохраняемого во время командировки. Ведь средний заработок должен исчисляться с учетом всех доплат к окладам и тарифным ставкам, в том числе за совмещение. На это указывает подпункт «к» пункта 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. При этом не имеет значения, связана ли командировка с работой в рамках совмещения.

Читайте также  Каким должен быть идеальный работник ответ?

Следовательно, во время командировки работнику не надо начислять ни заработную плату за основные обязанности, ни доплату за совмещение.

От редакции:

О том, как при расчете налога на прибыль распределять средний заработок между месяцами, на которые приходится командировка, можно прочитать в «Главбухе» № 15, 2009.

1. При совмещении должностей оформлять второй трудовой договор с работником не нужно. Кроме того, компания вправе в любой момент прекратить привлекать сотрудника к дополнительной работе.

2. Во время командировки начислять зарплату и доплату за совмещение не нужно.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/28991-kak-oformit-vypolnenie-sotrudnikom-dopolnitelnyh-obyazannostey

Как оформить дополнительную работу

Каждый работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник в течение длительного срока не имеет возможности ходить на работу, но за ним сохраняется рабочее место и должность. Причиной тому может быть отпуск, длительная нетрудоспособность и другие обстоятельства.

Для выполнения работы такого сотрудника можно принять в штат нового человека по срочному трудовому договору, либо оформить временный перевод другого работника, либо распределить обязанности отсутствующего среди членов трудового коллектива. Нередко наиболее удобным для работодателя оказывается третий вариант.

Ведь и обучать нового работника не потребуется, кроме того, всегда найдутся сотрудники, которым не помешает дополнительный доход. Реализация такого варианта требует проведения определенных кадровых процедур.

Зачем документально оформлять поручение дополнительной работы?

Нередко дополнительная работа поручается устно, а сотрудник соглашается ее выполнять, не требуя ни оформления, ни доплаты. Такую безропотность можно объяснить страхом испортить отношения с руководством, а также желанием работника освоить новые навыки, накопить опыт для будущего продвижения в карьере.

В обоих случаях работники не требовали денежной компенсации и официального оформления дополнительной работы, добровольно согласились ее выполнять, поскольку у них в этом деле были личные интересы.

Но так бывает далеко не всегда. Кроме того, в подобных ситуациях работодатель рискует тем, что если сотрудник, выполняя дополнительную работу, допустит ошибку, повлекшую неприятные последствия для организации, его будет невозможно привлечь к ответственности. Ведь поскольку работа не оформлена документально, то ее как будто и нет[1].

Также есть вероятность того, что работник, передумав, обжалует в суде или проверяющих органах требование работодателя выполнять дополнительную работу. Ведь ст. 60 Трудового кодекса РФ прямо запрещает работодателю требовать от подчиненных выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если сотрудник докажет, что его принуждали к выполнению такой работы, то инспекция труда может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных нарушениях РФ, которая предусматривает наложение штрафа на юридическое лицо от 30 до 50 тыс. руб.

, на руководителя – от 1 до 5  тыс. руб.

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы работа была выполнена качественно при отсутствии правовых рисков. Для этого ему необходимо правильно оформить документы о поручении сотруднику дополнительной работы.

Изменения в должностной инструкции

Если дополнительная работа не меняет трудовую функцию работника или будет осуществляться в той же должности, можно просто дополнить должностные обязанности сотрудника пунктом о выполнении такой работы. На практике должностные обязанности закрепляются в должностной инструкции либо в тексте трудового договора (или в приложении к нему)[2].

Если должностные обязанности закреплены в тексте трудового договора, то любое изменение и дополнение в них, как в неотъемлемую часть трудового договора, вносятся путем подписания дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ). При несогласии работника на изменение должностных обязанностей, изложенных в трудовом договоре, работодатель может воспользоваться инструментарием, который предоставляет ему ст. 74 ТК РФ. При строгом соблюдении процедуры, установленной в данной статье, работник в случае несогласия на выполнение дополнительных обязанностей может быть уволен по ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Читайте также  Кто оплачивает медицинскую книжку работник или работодатель?

Если должностная инструкция оформлена отдельным документом, она является локальным нормативным актом, а способы ее изменения зависят от характера новшеств. Если поправки в должностной инструкции не влекут изменения трудовой функции, а лишь уточняют ее, то письменного согласия работника на данную процедуру не требуется. В таком случае работодателю нужно подготовить новую редакцию должностной инструкции, утвердить ее и ввести в действие. Также можно закрепить изменения в должностной инструкции, перечислив обязанности работника в приказе, без утверждения новой редакции документа.

Поэтому возлагая на работника дополнительные обязанности, необходимо предусмотреть их в трудовом договоре и (или) должностной инструкции.

Для определения квалификации работника и его должностных обязанностей наравне с ЕКС и ЕКТС можно пользоваться профессиональными стандартами (ст. 195.1 ТК РФ, п. 25 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов[3]).

Необходимость нововведения в должностной инструкции может быть обусловлена изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны соблюдаться требования о заблаговременном письменном уведомлении сотрудника. И только после того как работник согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию, что подтверждается в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Если работник не согласен на нововведения, при наличии организационных или технологических изменений условий труда работодатель вправе применить ст. 74 ТК РФ. В этом случае при отказе работника выполнять новые обязанности работодатель вправе его уволить по п. 7 ч .1 ст. 77 ТК РФ.

Если изменения в должностной инструкции не соотносятся с трудовой функцией работника, то применение ст. 74 ТК РФ не представляется возможным, так как при внесении изменений в условия трудового договора, обусловленных организационными и технологическими причинами, трудовая функция работника должна оставаться прежней. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 74 ТК РФ. При изменении трудовой функции работника требуется его письменное согласие на данную процедуру, ведь, по сути, она равносильна переводу сотрудника на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ).

Споры о том, является ли изменение должностной инструкции изменением трудовой функции, решает суд (Определение Конституционного Суда РФ от 25.09.2014 № 1853-О).

Совмещение, увеличение объема работ, исполнение обязанностей отсутствующего работника

Способ оформления дополнительной работы зависит от ее содержания (см. табл.). Если трудовая функция не меняется, то есть дополнительная работа будет производиться в той же должности или профессии, целесообразно оформить ее выполнение в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ следующим образом:

  • расширение зон обслуживания;
  • увеличение объема работ;
  • исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Если подразумевается выполнение дополнительной работы в другой должности (профессии), для ее оформления используется один из вариантов:

  • совмещение профессий (должностей);
  • исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Таблица. Виды дополнительной работы и способы ее оформления

Наименование

Должность (профессия)

Оплата

Оформление

Примеры

Совмещение

Другая

Дополнительная оплата в твердой сумме или в процентах к окладу работника

Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ

Менеджеру по закупкам поручили работу специалиста по логистике

Расширение зоны обслуживания; увеличение объема работ

Та же

Уборщица выполняла работу в 5 помещениях, компания арендовала ещё одно – расширилась зона обслуживания сотрудника.

Кадровику в рамках работы по должности поручили ведение воинского учета – увеличился объем работы.

Исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Возможно и в той же должности, и в новой

Специалистам отдела кадров поручили работу заболевшего коллеги;

бухгалтеру поручили работу кадровика на период отпуска последнего.

Процедура оформления всех видов дополнительной работы (совмещение, увеличение объема работы, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) практически одинакова.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/10_2018/dop_rabota/