Норма работников на 1 специалиста отдела кадров

Содержание

Нормативные требования к определению штатной численности кадровиков

Норма работников на 1 специалиста отдела кадров

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2011, N 11

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели тему организации рабочего места кадровика. Но прежде работодатель должен определить, сколько же таких мест требуется создать в кадровой службе. Особенно это касается крупных организаций, в которых для ведения кадровой работы нужен целый штат сотрудников. В настоящей статье мы, как обещали, поговорим о том, какими способами определяется количественный состав кадровых работников бюджетных учреждений в зависимости от категорий и какими документами при этом руководствоваться.

Квалифицированным работникам отдела кадров известно, что нормирование трудовых отношений в бюджетных учреждениях имеет свои специфические особенности и существенно отличается от норм для работников организаций иных видов. Кроме специального законодательства, регламентирующего деятельность бюджетных учреждений, среди общих для всех работников в России предписаний также имеются особые, определяющие условия труда в организациях с этой организационно-правовой формой управления.

Например, в ТК РФ содержится ряд правил, регулирующих конкретно взаимоотношения работников с работодателями-организациями, финансируемыми из федерального, «субъектного» и муниципального бюджета . Среди норм, регламентирующих правовое положение организаций с разными уровнями бюджетного финансирования, также есть и общие для всех, и специальные, применяемые в зависимости от уровня финансирования.

См., например, ст. ст. 6, 34, 45, 119 и 133 ТК РФ. Общее количество таких норм — 23 статьи.

Однако в части нормирования труда (см. ч. 1 ст. 160 и ст. 211 ТК РФ) действуют общие законы и подзаконные акты, применяемые к юридическим лицам независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Кроме того, подлежат применению принятые компетентными органами власти специальные подзаконные акты о нормировании труда, если они не противоречат закону (ст. 161 ТК РФ).

В связи с тем что ни гл. 22 «Нормирование труда», ни гл. 34 «Требования охраны труда» ТК РФ не содержат оговорок об особом регулировании нормирования труда работников бюджетных учреждений, на них распространяются общие и специальные правила, указанные выше. В настоящей статье мы рассмотрим этот вопрос подробнее, приведем несколько примеров и заострим внимание на отдельных нормах и рекомендациях, особо значимых для труда кадровиков.

Нормирование труда: базовые понятия

Из ст. ст. 159 и 160 ТК РФ (основополагающих для регулирования правоотношений работников с работодателями в сфере нормирования труда) ясно следующее.

Работникам гарантируются государственное содействие в системной организации нормирования труда и установление норм труда в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда, а именно норм выработки, норм времени, нормативов численности и др.

Нормы труда могут пересматриваться по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

Руководствуясь общей концепцией, изложенной в ст. 160 ТК РФ, министерства и ведомства РФ разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом особенностей той или иной отрасли экономики. Для отдела кадров бюджетных учреждений нет особого нормативного акта, содержащего методику определения штатной численности.

Поэтому руководителям бюджетных учреждений следует руководствоваться Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду . Согласно этим Рекомендациям для установления штатной численности работников бюджетных учреждений применяются определенные расчетные нормативные инструменты.

При помощи данных инструментов рассчитываются нормы времени, выработки, нагрузки, управляемости, обслуживания, численности и типовые штаты.

Изданы ФГУП «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию (М., 2006). Документ официально опубликован не был. Находится на сайте http://www.opengost.ru и в справочно-правовых поисковых системах.

Норма времени — это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) — это установленный объем работы, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости — численность работников, находящихся в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания — это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности — это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки.

Любые нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке, если они типовые, или непосредственно руководителем организации, если они локальные. «В установленном порядке» — значит согласно правилам, которые содержатся в ст. ст. 161 и 162 ТК РФ. Так, в ст. 161 сказано, что для однородных работ могут устанавливаться типовые (межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные) нормы труда.

Они разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти . Правительство РФ определило этот порядок, наделив полномочиями по разработке и установлению необходимых для регулирования производительности труда типовых нормативов и норм труда федеральные органы исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики.

Читайте также  Могут ли понизить зарплату без согласия работника?

Данные органы утверждают нормы в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития. Типовые межотраслевые нормы труда утверждаются самим Минздравсоцразвития.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством РФ, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 N 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда».

В ст. 162 ТК РФ указано, что локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца. Это же правило по аналогии применяется при замене и пересмотре действующих норм труда.

Ознакомившись с базовой терминологией и иными основополагающими правилами, рассмотрим в общих чертах процесс определения штатной численности кадровиков бюджетных учреждений.

Процесс установления штатной численности кадровиков

В Рекомендациях разъясняется, что бюджетные учреждения должны применять по аналогии нормы следующих руководящих актов (если их положения не содержат оговорки об исключении из сферы их применения «бюджетников»): Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях , Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее — Укрупненные нормативы) , Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти (далее — Нормативы численности).

Источник: https://wiseeconomist.ru/poleznoe/5564-normativnye-trebovaniya-opredeleniyu-shtatnoj-chislennosti-kadrovikov

Калькулятор для расчета численности службы персонала

Искать таблицы нормативов, из которых можно узнать, сколько кадровиков должно быть в компании из определенной отрасли, с определенным уровнем текучести и должностным составом, бесполезно — они датированы 80-90-ми годами прошлого века.

Ориентироваться на готовые нормативы для госслужбы тоже не получится — они явно завышены.

Для того чтобы рассчитать численность специалистов службы персонала вашей компании,  предлагаю вам самостоятельно пронормировать их труд.

Это труднее, чем найти готовую цифру в таблице нормативов.

Но результат будет понятен, прозрачен и объясним.

Про калькулятор для расчета численности службы персонала

Для него я использовал уже описанный ранее Калькулятор для расчета численности.

Чтобы инструмент был проще, я взял за базу Калькулятор для расчета численности 2.0, добавил несколько новых полей и скрыл ненужные функции.

В переработанном виде он позволяет:

  • рассчитать объем работы для службы персонала;
  • определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
  • рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

Тем, кто раньше с калькулятором для расчета численности не сталкивался, рекомендую почитать статьи про Калькулятор для расчета численности  и Калькулятор для расчета численности 2.0 — в них про логику и функции калькуляторов написано очень подробно.

Чтобы не повторяться,  в этой статье ограничусь краткой инструкцией пользователя.

С чего начать расчет численности службы персонала

С составления подробного перечня работ, выполняемых службой персонала — в своем примере я использовал типовые блоки работ:

Кадровое делопроизводство

Разработка внутренних документов

Мотивация персонала

Заработная плата

Корпоративное обучение

Штатное расписание и организационная структура

Подбор персонала

Трудовые споры

Аттестация и оценка персонала

Корпоративные мероприятия

Управленческое консультирование

Кадровая аналитика

Такое деление — не догма — в вашей компании может быть совершенно другое содержание работы.

На каждый вид работ (операций) экспертным путем определяете норму времени — вводите минимальное и максимальное значение времени — среднее арифметическое будет нормой времени, используемой далее в расчетах (кликните для увеличения на иллюстрацию ниже).

Так как для каждой операции вы определяете норму времени, рекомендую в столбце «Вид нормы времени» указать, что вы понимаете под нормой времени  — «время на 1 документ», «время на разработку 1 программы тренинга», «норматив на подбор одного сотрудника», время выполнения работы».

В столбце «Единицы измерения объема работы» укажите, какой количественный показатель будет определять объем работы, например, «количество документов» или «периодичность выполнения работы».

Это необязательно, но, если вы делаете расчет первый раз, позволит вам не запутаться в расчетах.

Упростить подбор удобного для расчета количественного показателя позволяет столбец «Параметр для объема работы за период»  —  выбираете с помощью выпадающего списка значений «Количество в день», «Количество в неделю» или «Количество в месяц», после чего в поле «Количественный показатель работы» вносите подходящее значение.

Читайте также  По каким причинам работодатель может уволить работника?

Далее все просто — калькулятор умножает норму времени на количественный показатель объема работы, и трудозатраты рассчитываются в часах и в минутах.

Учтите, что минимальное и максимальное время выполнения операции не может отличаться в разы — в этом случае вам нужно «разбить» эту операцию на подоперации и определять норму для них — возможно в «исходную» операцию может включаться разное количество подопераций, которые и дают некорректную разницу минимального/максимального времени.

Другая ошибка, которой нужно избегать — использование излишне укрупненных норм для операций, устанавливаемых в нескольких часах или десятках часов.

Целесообразно «разбивать» их на подоперации, затраты времени на которые будут прозрачны и понятны, иначе есть риск неконтролируемого завышения нормативных затрат.

Впрочем, вы можете использовать готовые нормативы, полученные расчетным путем — о примере такого расчета я писал в статье про Себестоимость подбора персонала.

Затраты на подбор персонала при расчете численности службы персонала проще рассчитывать с использованием нормативов на подбор одного сотрудника — в планах разработка калькулятора для нормативов на подбор.

Когда строки по всем операциям и блокам работ будут заполнены,  считайте, что объем работ для службы персонала определен.

Определяем возможный должностной состав службы персонала

На листе «Штатные должности» вводим названия должностей, размер заработной платы (если нас интересует расчетная «стоимость» службы персонала) и количество должностей (если нам нужно сравнить расчетную численность с фактической).

Делим работу между специалистами

На листе «Описание работ» в выпадающем списке выбираете должность того специалиста, который будет выполнять соответствующую операцию.

Постарайтесь делить работу в соответствии с уровнем квалификации — не стоит поручать заполнение трудовых книжек директору по персоналу.

Есть мысль реализовать в функциях калькулятора предупреждение о нежелательности поручения сотруднику работы, не соответствующей квалификации,  она, полагаю, появится в следующей версии.

Второй столбец позволяет учесть уровень квалификации сотрудника — по умолчанию он равен 100%.

Этот показатель отражает скорость выполнения работы.

Если указать его равным 50%,  трудозатраты по соответствующей операции удвоятся, если он больше 100%, то трудозатраты будут уменьшены.

Коэффициент квалификации, на который калькулятор умножает трудозатраты,  считается как отношение 1/ «уровень квалификации».

Вводим данные о рабочем времени

В выпадающем списке выбираете нужные должности, определяете для них режим работы.

Время на отдых и личные надобности по умолчанию определим в  количестве 20 минут согласно нормативу для офисных служащих.

Длительность ежегодных отпусков, больничных и отпусков без сохранения заработной  платы вводить необязательно  — эти данные понадобятся только в том случае, если вы захотите рассчитать численность с учетом потерь рабочего времени на отпуска и больничные — по умолчанию эта функция при расчете не используется.

О потерях рабочего времени

Сотрудники службы персонала могут непродуктивно тратить рабочее время и из-за этого не справляться с работой.

Если захотите оценить влияние потерь рабочего времени на загрузку сотрудников, введите данные на листе «Потери рабочего времени» и включите функцию их учета на листе «Расчет численности».

По канонам нормирования труда потери рабочего времени из-за нарушений трудовой дисциплины и нерациональной организации работы в расчете численности не используются.

Результаты расчета численности службы персонала

Вы увидите на листе «Расчет численности» — расчетное количество штатных единиц выделено зелеными «шапками» столбцов.

Для вывода данных выбираете нужные должности в первом столбце.

Корректный подход к нормированию труда предполагает учет того, что часть рабочего времени «съедают» ненормируемые работы (телефонные переговоры. срочные неплановые работы, переговоры, консультации, встречи, подготовка к работе и т. д.).

Поэтому в столбце «Ненормируемые операции» вы указываете процент рабочего времени, который они занимают.

Не забудьте, это важно.

Что еще можно дополнительно учесть в расчете — «неустранимые перерывы в работе», иными словами, вынужденные простои, например, потери рабочего времени специалиста по подбору персонала из-за опозданий соискателей и превышения руководителями лимита времени на интервью.

В столбце «Уровень квалификации» можно указать уровень квалификации в % — в том случае, если вы вам неудобно указывать уровень квалификации сотрудника для каждой отдельной операции на листе «Описание работ».

Включить/выключить использование в расчете отдельных параметров вы можете кнопками в виде выпадающих списков в первой строке таблицы.

«Расчетная численность» показывает количество штатных единиц с округлением и без.

«Расчетная загрузка» показывает %  рабочего времени, занятого работой.

«Точная расчетная стоимость» отражает размер выплат сотруднику при почасовой оплате.

«Расчетная стоимость» отражает округление выплат до размера месячного оклада — то есть на листе «Расчет численности» вы видите готовое штатное расписание.

Суммированные итоги расчета численности и ФОТ подразделения см. в первой строке в правой части таблицы — белые цифры в черных ячейках.

Визуализация распределения работ в службе персонала

Реализована с использованием сводных таблиц на листе «Диаграммы».

Учтите, что, так как для построения диаграмм используются сводные таблицы,  для корректного отображения данных после внесения изменений  в другие листы таблицы нужно обновлять.

Это несложно — кликаете правой кнопкой мыши на сводную таблицу и выбираете «Обновить».

Оптимизация должностного состава, численности и стоимости службы персонала

Реализуется посредством перераспределения работ между исполнителями с последующим контролем уровня загрузки сотрудников, численности и стоимости подразделения на листе «Расчет численности». Оптимальным является диапазон загрузки штатной единицы от 85 до 115%.

Читайте также  Какую спецодежду обязан выдать работодатель работнику?

В прилагаемом примере нормальной можно считать только загрузку специалиста по подбору персонала — остальные явно «недорабатывают».

Вместо резюме

Рассчитывать численность и должностной состав службы персонала с использованием норм времени несложно.

Скрупулезно учитывайте все работы, минимизируйте потери рабочего времени, устанавливайте разумные нормы.

Это позволит вам как оценить фактическую загрузку этого подразделения, так и рассчитать оптимальный штат при создании его «с нуля» или реорганизации.

Всем успехов и точных расчетов!

Денис Карандашев

Организационная структура Штатное расписание

с коллегами

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: http://hr-praktika.ru/blog/instr/raschet-chislennosti-hr-sluzhby/

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Скачать примерный расчет временных затрат на прием нового сотрудника

Работы в отделе кадров всегда много. Жаль, что не все руководители это понимают. Зачастую объективно оценить уровень нагрузки не удается ни администрации, ни самим кадровым работникам. Как подойти к этой непростой проблеме и не позволить взвалить на кадры дополнительные функции? Сколько работников целесообразно набрать в отдел кадров, если численность персонала увеличивается? Попробуем найти ответ на эти вопросы.

Первая же попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат получится довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование?

  1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
  2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
  3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
  4. Умножаем численность операций на время их выполнения.

    Например, общее время, необходимое для оформления больничного листа, — 15 минут, среднее количество больничных в год — 50 штук. Итого: 15 х 50 = 750 минут, или 12,5 часов. Так поступаем по каждому направлению работы.

  5. Добавляем время на незапланированные трудозатраты — консультирование работников, составление списков и т. д. В этом случае исходим из реалий конкретной организации.
  6. Полученное общее время в часах делим на 8 и получаем количество дней, необходимых для выполнения работы.

Для наглядности приводим образец примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

Применяя этот способ, учитывайте перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, и их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего возникают погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)

Пример:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

  1. Численность.
  2. Текучесть.
  3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.